Was machen wir eigentlich den ganzen Tag? Wofür bekommen wir Geld? Und sind unsere Preise gerechtfertigt?
Diese Fragen haben Sie sich bestimmt auch schon einmal gestellt. Ein Beispiel aus der Natur: Der Eisberg
Der Eisberg? Was hat ein Eisberg nun mit einer Hausverwaltung zu tun? Sind wir genau so frostig? Nein, bei Weitem nicht. Ich sage es Ihnen: Bei einem Eisberg sieht man bekanntlich nur die Fläche oberhalb des Wasserspiegels. Der gewichtigere Rest befindet sich unsichtbar darunter. Ähnlich verhält es sich beim Aufgabenspektrum unserer Hausverwaltung.
Das sehen die Eigentümer
- Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnung
- Eigentümerversammlung
- Rundschreiben
- Aushänge
- Protokoll der Eigentümerversammlung
- Individuelle Beratung / Information bei Bedarf
Das sieht der Beirat
- Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
- Angebotseinholung, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle
- Belegprüfung
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen
- Ortstermine
- Eigentümer- und Hausbewohner-Gespräche
- Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
Das sehen die Eigentümer / Beiräte
normalerweise nicht
Kaufmännische Tätigkeiten
- Verbuchung sämtlicher Geldein- und Ausgänge
- Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
- Mahnen und ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Verwalten und Disposition von Geldmitteln auf Girokonten und Rücklagenkonten
- Rechnungskontrolle
- Anweisung und Veranlassung von Zahlungen
- Bearbeitung von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung
- Errechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen
- Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
- Veranlassung bzw. Erstellung der Heizkostenabrechnung
- Erfassung von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser‑, Strom- und Gasverbrauch)
- Kennen und Beachten relevanter Gesetze (u. a. WEG, AO, Umsatzsteuergesetz, EEG)
Technische Leistungen
- Vorbereitung und Veranlassung von Handwerkerangeboten und Ausschreibungen
- Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängel, Gewährleistungsansprüche)
- Einweisung des Hausbetreuungspersonals
- Beschaffung von Genehmigungen
- Abschluss von Wartungsverträgen (Aufzug‑, Heizungs‑, Rolltor‑, Pumpen und Feuerlöscherwartung etc.)
- Vorbereitung und Organisation von TÜV- Brandschutz, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
- Bearbeitung von Schlüsselbestellungen
- Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (Bsp. bei Rohrbruch)
- Veranlassung von Schadenbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung
- Vergabe / Überwachung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Beauftragung von Sachverständigen
Allgemeine Verwaltung
- Korrespondenz mit Eigentümern, Hausbewohnern und Handwerkern
- Verhandlung mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
- Bearbeitung von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
- Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
- Beratung von Eigentümern, Hausbewohnern und Hausmeistern
- Abschluss von Verträgen (Wartungs‑, Versicherungs‑, Dienstleistungs‑, Lieferverträgen etc)
- Terminabstimmung und Raumreservierung für Eigentümerversammlungen
- Erstellung der Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
- Erstellung der Versammlungsprotokolle
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtung und Hausgeldklagen
- Erteilung von Genehmigungen
- Kennen und Beachten einer Vielzahl von rechtlichen Bestimmungen
Dienstleister: WEG-Verwalter
Bei all den Aufgaben ist es unser Selbstverständnis, dass wir Sie persönlich kennen und Sie mehr für uns sind als lediglich eine Nummer im System. Wir sind Ihr Dienstleister und setzen die gleichen Maßstäbe an unsere Arbeit, wie wir sie selbst von anderen Dienstleistern erwarten. Sollten Sie einmal nicht zufrieden mit uns sein, so nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit uns auf, damit wir gemeinsam das Problem besprechen und lösen können.
Auch bei weiteren Fragen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.